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Procurement

Un service juridique selon vos besoins

En tant qu’expert en droit, nous sommes prêts à vous aider dans résoudre tout problème juridique lié aux domaines du droit pour votre département d’achat. 

Département Achat – Stratégie de support juridique

Le développement des activités d’une entreprise industrielle peut dépendre des performances au niveau des fournitures et des achats de produits, services, matières premières, logiciels et autres. Dans plusieurs entreprises, l’équipe en charge de ces activités porte parfois le nom de « Procurement ». En vue de garantir l’achat des produits ou des services et d’assurer les négociations aux profits de son entreprise, les entrepreneurs ont besoin d’une équipe de juristes ou d’avocats qualifiés qui saura adopter les meilleures stratégies de gestion d’approvisionnement.

Le support légal aux départements achat peut poser parfois quelques difficultés :

  • Besoin de réaction rapide alors que les juristes ont parfois d’autres priorités,
  • Besoin de vérifications systématiques par catégories d’achat ne présentant pas forcément un challenge intellectuel très stimulant sur le plan juridique,
  • Besoin de rigueur et de finesse dans l’analyse légale compte tenu de l’impact sur la production et la rentabilité de l’entreprise.

Le support légal aux activités d’achat est parfois perçu -à tort- comme non-stratégique. En fait sécuriser juridiquement d’excellents approvisionnements au meilleur prix est un facteur de succès de l’entreprise. La performance de ce département d’achat a un impact sur la production de l’entreprise, sa santé financière mais aussi sur d’autres aspects tels que l’innovation.

Nous vous proposons des services experts pour appliquer en bonne et due forme, les approches juridiques qui régissent la négociation et la préparation des contrat d’achat, à savoir :

  • La préparation de conditions générales d’achat La définition de stratégies de négociation contrat par contrat,
  • Le droit commun des contrats,
  • Les dispositions du Code de commerce relatives aux clauses d’exclusivité, à la liberté des prix et de la concurrence,
  • La réglementation sur l’utilisation de clauses abusives.

Nous concilions techniques et expertises pour apporter le support juridique au département achat de votre entreprise, dans le cadre des règles en vigueur.

Les achats regroupent plusieurs techniques de gestion, qui favorisent la livraison des produits précommandés par l’entreprise (exécution des commandes, transport et suivi) ainsi que la transmission d’un document officiel pour établir une facturation fournisseur (ordre de réception, bons de livraison, bons de commande, etc.).

Nous vous mettons à disposition les solutions ci-après pour faciliter les activités des acheteurs de votre entreprise, tout en garantissant son optimisation afin de répondre à vos besoins :

Les méthodes d’achat

En fonction de la demande, une entreprise peut choisir entre trois types d’approvisionnements :

  • Le JAT (juste à temps) : aucune anticipation des besoins, limite du stockage par achat sur demande,
  • Le MRP (management des ressources de production) : achat limité aux composants ou aux fournitures selon les besoins,
  • Le Kanban : stockage restreint, approvisionnement progressif en fonction des commandes.

Des facteurs à prendre en considération

Pour assurer l’efficacité de la gestion des achats, il convient d’être particulièrement attentif notamment aux facteurs suivants :

  • Les garanties du fournisseur,
  • La responsabilité,
  • Les modes de terminaison du contrat,
  • Les transferts de propriété intellectuelle,
  • La continuité du service,
  • La confidentialité.

La stratégie juridique d’encadrement et de soutien des activités d’achats

La stratégie juridique est essentielle pour mener à bien la négociation des contrats d’approvisionnement d’une entreprise. Celle-ci englobe des techniques de gestion précise qui permettront aux avocats de gérer avantageusement le cycle de vie des contrats et de veiller à la défense des intérêts de l’entreprise de la manière la plus efficace possible. La stratégie juridique d’encadrement des achats comprend notamment :

  • La définition de conditions générales d’achat,
  • La définition de conditions particulières d’achats selon le type de produit ou de service considéré,
  • La création de formats de documents permettant de communiquer efficacement entre les parties internes et externes,
  • La définition et l’implémentation d’objectifs de négociation.

Par le biais de cette stratégie juridique, nos avocats et nos juristes peuvent vous aider à renégocier, renouveler ou encore résilier un contrat d’approvisionnement.

Nous mettons à votre disposition une équipe de plus de 130 avocats pour établir votre stratégie juridique d’encadrement et de soutien des activités d’achats

Notre équipe d’avocats spécialisée en droit des affaires peut vous accompagner lors de l’établissement stratégie juridique d’encadrement et de soutien des activités d’achats et pour fournir dans la durée le soutien juridique quotidien à vos acheteurs.

La définition de conditions générales et particulières d’achat

Les conditions générales d’achat couvrent toutes les clauses standard pertinentes pour créer le contrat d’achat lui-même : responsabilité, durée, renouvellement, force majeure, confidentialité, propriété intellectuelle, mode de terminaison du contrat, protection des données à caractère personnel, etc.

Plusieurs autres questions y sont également abordées :

  • Assurer la fluidité des opérations logistiques,
  • Calculer les besoins et suivre l’exécution du contrat d’achat,
  • Mettre en place un plan d’approvisionnement,
  • Fixer des indicateurs clés de performance ou KPI pour suivre l’évolution des commandes,
  • Établir la planification et l’exécution des commandes de réapprovisionnement,
  • Comparer et évaluer les offres des fournisseurs clés (benchmarking),
  • Choisir les meilleurs outils informatiques pour améliorer le service d’approvisionnement (Supply Chain management, logiciel WMS, etc.),
  • Définir la politique contrôler les stocks (réduire les stocks, maintenir les stocks, gérer les flux, les types de stock, la mise en stock, les ruptures de stock, etc.),
  • Résoudre les cas de litige,
  • Améliorer la gestion de la chaîne logistique et la passation de commande.

Les conditions particulières d’achat sont parfois utilisées pour les approvisionnements spécifiques : produits et services réglementés, achats digitaux, conditions de livraison spécifique, etc.

Un bon de commande peut également s’avérer utile car s’il est bien conçu, il facilite le travail des acheteurs et crée plus de transparence à l’intérieur de l’entreprise.

Les objectifs de négociation

Trop souvent, la négociation de contrat d’achat nécessite de faire faire au projet de contrat plusieurs cycle de validation par plusieurs personnes. Ces processus sont longs et inefficaces.

Investir un peu de temps dans la définition d’objectif de négociation et de limite à ce que l’entreprise est prête à accepter selon les cas est une méthode efficace de gagner en temps et en assertivité dans le processus de négociation.

C’est également un moyen très important de limiter l’impact sur les responsables au niveau de la validation des résultats de la négociation. Bien entendu, pour que cela reste exploitable, il convient de consigner cette guidance dans des supports efficaces lors de leur utilisation en négociation. Cet exercice nécessite une expérience et une expertise significative.

Le contrat d’approvisionnement, exclusif ou non, est règlementé par le Code du commerce. Dans l’établissement du contrat d’approvisionnement de votre entreprise, nous disposons des compétences nécessaires pour négocier les termes du contrat en votre faveur. En effet, nous pouvons vous conseiller pour vous conseiller sur ces aspects.

Les formats de revue de contrats

Chez GOlegal, nous disposons de 4 formats nous permettant de répondre aux besoins de nos clients. Ces formats peuvent être sélectionnés librement par nos clients mission par mission. Il s’agit des modèles suivants :

1) L’utilisation du Reviewer ® qui est un outil développé par GOlegal afin de traiter les revues comme des analyse de risque. En un temps très bref, le client de nos service peut se faire une idée du type de point d’attention soulevé et de leur importance.

2) La révision en format suivi des modifications dans le texte. Cette approche est très utile pour les documents ne nécessitant pas trop de modification par page afin de rester lisible.

3) La révision par tableau qui permet de comparer le texte avant et après modification.

4) La révision sous format d’email, très pratique pour la revue de documents PDF plutôt courts.

Objectifs stratégiques

Pour assurer la rentabilité d’une entreprise, le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement doit établir une stratégie de gestion efficace afin d’améliorer les méthodes d’acquisition des produits ou des marchandises. Pour ce faire, l’équipe d’approvisionnement juridique doit :

• Réformer les négociations en vue de perfectionner l’efficacité opérationnelle globale. Relancer les ententes de façon régulière permet en effet de réaliser des économies significatives.

• Renforcer les liens avec les fournisseurs afin de réduire les coûts d’approvisionnement en veillant à maintenir la qualité des produits d’achat.

• Procéder régulièrement au contrôle des stocks pour établir des démarches d’approvisionnement stratégiques efficaces. Les entrepreneurs doivent savoir le coût d’entreposage qui se rattache aux stocks.

Établir un contrat d’approvisionnement

Si vous souhaitez améliorer le plan de gestion des approvisionnements et des stocks de votre entreprise. Ou encore, régler des litiges liés aux différentes techniques susmentionnées, n’hésitez pas à nous contacter via notre site GOlegal ou nous envoyer directement un mail.

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donatien cassiers, co-founder of GOlegal

Nos équipes d’avocats et de juristes seront à vos côtés pour y voir plus clair

Cela peut être pour :

  • Des contrats d’architecture
  • Des contrats de baux commerciaux
  • Pour la revendication de marchandises bloquées au port
  • Pour la protection de vos données personnelles

Nous excellons dans plusieurs domaines, n’hésitez donc pas à nous contacter pour avoir plus d’informations.

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